El registro civil
ORGANIZACIÓN DEL REGISTRO CIVIL
I. NORMAS GENERALES
1° Los libros
A) Los nacimientos, matrimonios y defunciones se harán constar, en la jurisdicción en que ocurran, en registros especialmente destinados a este objeto (C.C. art. 445), que serán llevados por duplicado en tres libros: uno de nacimientos, otro de matrimonios, y el otro de defunciones (C.C. art. 446).
B) De acuerdo con la sentencia de la Sala Constitucional ya citada, los Concejos Municipales no son quienes entregarán a la Primera Autoridad Civil de los Municipios comprendidos dentro de su jurisdicción, los dos ejemplares de cada uno de los tres libros en los primeros quince días del mes de diciembre de cada año, sino que será la Comisión del Registro Civil y Electoral quien tenga esa atribución. Para los matrimonios que se celebren en el Concejo Municipal o en presencia de los demás funcionarios autorizados por la ley, cada Concejo llevará un libro destinado a ese efecto y entregará otro a cada uno de dichos funcionarios (C.C. art. 447, encab.),
C) Todos los libros deberán:
- a) Estar en papel florete de orilla.
- b) Contener en sus primeras hojas las disposiciones del Código Civil sobre las partidas que se han de insertar y sus respectivos modelos.
- c) Ahora bien, como los Concejos Municipales no serán quienes entreguen los libros no tiene sentido exigir que las hojas de ellos estén marcadas con el sello de ellos ni que lleven en la última hoja la constancia, firmada por el Presidente del Concejo, del número de folios que contenga el libro, del objeto de éste y del año en que ha de emplearse (C.C. art. 447, apartes).
2º Partidas o actas
A) Las partidas se extenderán numerándolas sucesivamente en los libros respectivos, con letra clara, sin dejar espacios, salvándose especificamente al fin, de la misma letra y antes de las firmas, toda palabra borrada, interlineada o enmendada. No se podrán usar abreviaturas ni guarismos, ni aún en las fechas (C.C. art. 449).
B) Las partidas del estado civil deberán expresar (C.C. art. 448):
- a) El nombre y apellido del funcionario que las autorice, con la mención del carácter con que actúa.
- b) El día, mes y año, en que se extiendan.
- c) El dia, mes y año, la hora, si es posible, y la casa o sitio en que acaeció o se celebró el acto que se registra.
- d) Las circunstancias correspondientes a la clase de acto.
- e) El nombre, apellido, edad, profesión y domicilio o residencia de las personas que figuren en la partida, como partes, declarantes o testigos.
- f) Los documentos presentados (en los casos en que la ley exige presentación de documentos para levantar la partida).
C) En ninguna partida se podrá insertar ni aun indicar, sino únicamente lo que la ley exige (C.C. art. 451).
D) Toda partida debe leerse a las partes y a los testigos, expresándose al final de la misma haberse llenado esta formalidad (C.C, art. 450).
E) Las partidas deberán ser firmadas por:
El funcionario o persona autorizada, y su secretario; Los testigos que sepan escribir; c) Las partes que comparezcan y puedan hacerlo, y d) Los declarantes, en su caso.
Deberá expresarse la causa por la cual deje de firmar cualquiera de los obligados a ello (C.C. art. 448).
F) Los documentos o comprobantes que se presenten para extender las partidas del registro, deberán ser firmadas en el acto por la parte que los presente y por el funcionario del Registro Civil, y, en su caso, por la persona autorizada para presenciar el matrimonio (C.C. art. 452).
G) Si después de cerrados los libros, quien los lleva recibe partidas que debían insertarse en ellos, hará la inserción en los libros nuevos, y avisará inmediatamente al Juez de Primera Instancia, a quien enviará en la misma oportunidad la partida que sirvió de original (C.C. art. 453). Como se observa esta disposición no se refiere al caso de que se trate de redactar una partida, sino al caso de que una vez redactada sea necesario por mandato de la ley insertarla, en otros libros,
H) Los funcionarios que hayan autorizado cualquier acto jurídico que se refiera a partidas constantes en los libros del Registro Civil, y que deba insertarse o anotarse en ellos, darán aviso al Juez de Primera Instancia del lugar en que debe hacerse la inserción o anotación (C.C. art. 455).
3° Inspección de los registros de estado civil
4º Remisión, revisión y archivo de los libros
5° Registro de los actos anteriores a 1873
Los libros de las iglesias parroquiales, correspondientes a los bautismos, matrimonios y defunciones, llevados por los párrocos hasta el primero de enero de 1873, permanecerán en los archivos de las respectivas iglesias; pero las certificaciones de sus partidas, para efectos civiles, no podrán expedirse sino por el Juez de Parroquia o Municipio (C.C. art. 463).
II. NORMAS ESPECÍFICAS DEL REGISTRO DE NACIMIENTOS Y DE LOS DEMÁS ACTOS QUE DEBEN CONSTAR EN ÉL
1° Generalidades
En la materia se realizó una modificación apreciable en la Ley Orgánica para la Protección de los Niños y Adolescentes,
A) Antes de que entrara en vigencia la citada Ley (el 1º de abril del año 2000), se aplicaba en la materia el régimen que de seguidas se indica.
Dentro de los veinte días siguientes al nacimiento, se debía hacer la declaración de éste al funcionario del Estado Civil (v. supra), a quien se le presentaba también el recién nacido. Tanto la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio, como el Comisario de Policía, en sus casos, debian trasladarse a la casa donde se encontraba el niño de cuyo nacimiento tuvieren noticias a fin de verificar el acto en la propia casa, no pudiendo cobrar ningún emolumento por esta diligencia. Los que no cumplieren con la obligación indicada, debían ser destituidos de su cargo (C.C. art. 464).
Ya se ha indicado que la autoridad podía dispensar de la presentación del niño a quienes debían hacer la declaración de referencias.
La partida de nacimiento se extenderá inmediatamente después de la declaración (C.C. art. 465, ap. único).
Cuando la presentación ocurría ante el Comisario de Policía, éste extendía la partida por duplicado en hojas volantes, entregaba uno de los ejemplares al interesado y remitía el otro a la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio, para que lo insertara y certificara en el Libro respectivo (C.C. art. 464, ap. 1º).
En el caso de que la presentación ocurriera ante el Director u otro funcionario competente de los establecimientos indicados por la Ley sobre Protección Familiar, el funcionario extendía la partida por triplicado; entregaba uno de los ejemplares al presentante y otro a la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio a los mismos fines que en el caso anterior, y conservaba el otro ejemplar en el archivo del Instituto (Ley sobre Protección Familiar, art. 12, encab.). Por otra parte, es de observar que en los casos previstos por la ley señalada, el funcionario extendía la partida antes de que la madre y el niño salieran del Instituto donde ocurrió el nacimiento aun cuando el niño no fuera presentado por el padre o la madre (Ley cit., art. 1º, ap. único).
B) Como queda dicho, ese régimen general se modificó a partir del 1º de abril de 2000, al entrar en vigencia las siguientes normas de la Ley Orgánica para Protección de los Niños y Adolescentes:
- a) Todos los niños y adolescentes tienen derecho a ser inscritos gratuitamente en el Registro del Estado Civil, «inmediatamente después de su nacimiento», norma en cuya redacción se observa un lapsus toda vez que es imposible inscribir en el Registro del Estado Civil a un adolescente «inmediatamente después de su nacimiento» (LO.PN.A., art. 18, encab.).
- b) Los padres, representantes o responsables deben inscribir a quienes se encuentren bajo su patria potestad, representación o responsabilidad en el Registro del Estado Civil» (L.O.P.N. A., art. 18. parag. prim.).
- c) El Estado garantizará procedimientos gratuitos, sencillos y rápidos para la inscripción oportuna de los niños y adolescentes en el Registro del Estado Civil a cuyo efecto dotará oportunamente a éste de los recursos necesarios para dicha inscripción. Asimismo, debe adoptar medidas específicas para facilitar la inscripción en el Registro del Estado Civil, de aquellos adolescentes que no hayan sido inscritos oportunamente (L.O.P.N.A., art. 18, parág, seg.).
- d) «Cuando el nacimiento ocurriere en hospital, clínica, maternidad u otra institución pública de salud, la declaración del nacimiento se hará ante la máxima autoridad pública de la institución respectiva, Dicho funcionario extenderá la correspondiente acta haciendo cuatro ejemplares del mismo tenor, en formularios elaborados al efecto, debidamente numerados. Uno de los ejemplares se entregará al presentante, el otro lo remitirá a la primera autoridad civil de la parroquia o municipio en cuya jurisdicción ocurrió el nacimiento, a fin de que esta autoridad inserte y certifique la declaración en los respectivos libros del Registro del Estado Civil. El tercer ejemplar se conservará en un archivo especial de la institución. Y el cuarto ejemplar se remitirá a la Oficina Nacional de Identificación y Extranjería» (L.O.P.N.A., art. 19, encab.).
El niño sólo puede egresar de la institución donde nació después de haberse dado cumplimiento a lo dispuesto en este artículo para lo cual la máxima autoridad de las mencionadas instituciones, de acuerdo a su organización interna, deberá tomar las medidas necesarias para prestar este servicio, de manera permanente (LO.P.N.A,, art. 19, parág, prim.).
«La máxima autoridad de las instituciones públicas de salud, puede delegar las atribuciones previstas en este artículo en otros funcionarios de las mismas instituciones, mediante resolución que dicte al efecto» (LO.P.NA., art. 19, parág. seg.). - e) «Fuera de los casos previstos en el artículo 19, la declaración de nacimiento debe hacerse dentro de los noventa (90) días siguientes al mismo, ante la primera autoridad civil de la parroquia o municipio» (LO.P.N.A., art.20, encab.).
- f) «En aquellos casos en que el lugar de nacimiento diste más de tres kilómetros del lugar del despacho de la primera autoridad civil, la declaración puede hacerse ante los comisarios o ante el funcionario público más próximo, competente para tales fines, quien la extenderá por duplicado en hojas sueltas y entregará uno de los ejemplares al presentante y el otro lo remitirá a la primera autoridad civil del municipio, quien lo insertará y certificará en los libros del Registro respectivo» (LO.P.N.A., art. 20, aparte único).
- g) La autoridad del estado civil expedirá gratuitamente y en un plazo no mayor de veinticuatro horas la primera copia de la partida de nacimiento, en todos aquellos casos en que la presentación del niño se realice en el término previsto en el artículo anterior (L.O.P.N.A., art. 21).
2º Menciones que debe contener la partida de nacimiento
Además de las menciones que debe contener toda partida, la de nacimiento contendrá
A) En todo caso, el sexo y nombre del recién nacido. Si el declarante no le da nombre lo hará la autoridad civil ante quien se haga la presentación (C.C. art. 466, encab.).
B) Si el parto fuere de gemelos, se mencionará esta circuns- tancia en cada una de las partidas que deberán extenderse y se expresará el orden de los nacimientos (C.C. art. 466, ap. 19).
C) Cuando no estuviere vivo el niño en el momento de hacerse la declaración de su nacimiento, la autoridad civil lo expresará así, sin tener en cuenta la declaración de los comparecientes de haber nacido vivo o muerto. Se extenderá, además, al mismo tiempo, la partida de defunción correspondiente, sin expresar si el niño nació con vida o no (C.C. art. 466, ap. 2º y 3).
D) Si el nacimiento proviene de matrimonio, la declaración debe enunciar, además, el nombre y apellidos, cédula de identidad, profesión y domicilio del padre y de la madre (C.C. art. 467).
E) Si el nacimiento proviene de unión no matrimonial no se designará al padre en la partida, sino cuando haga la presentación él mismo o por medio de mandatario auténticamente constituido, pero sí se expresará el nombre y apellido de la madre, a menos que el presentante exponga que le está prohibida esa mención, lo cual se hará constar en el acta (C.C. art. 468, encab.).
Se expresará también la cédula de identidad, el domicilio y profesión del padre o de la madre que aparezcan designados en el acta (C.C, art. 468, ap. últ.).
3° Nacimientos ocurridos fuera del domicilio de los padres o en el exterior, o en viaje de mar
Si un niño nace fuera del domicilio de los padres, o en el exterior, o en alta mar, la ley trata de asegurar que la partida levantada por el funcionario competente (v. supra), sea insertada en los libros del Municipio donde tengan su domicilio los padres o, en su caso, en los libros del Municipio de la última residencia de los padres en Venezuela (C.C. arts. 470 y 471).
4º Hallazgos de recién nacidos dejados en lugar público o privado
Quien encuentre un niño recién nacido, «dejado en un lugar público o privado», lo presentará dentro de 8 días a la Primera Autoridad Civil del Municipio con los vestidos y demás objetos que se hallen con él y declarará todas las circunstancias de tiempo y lugar en que lo haya encontrado (C.C. art. 469, encab.).
Se extenderá acta circunstanciada de la presentación, expresándose en ella, además de la edad aparente del niño, su sexo, y el nombre y apellido que le hayan dado (C.C. art. 469, ap. 19).
El acta «se extenderá en el Registro de Nacimientos» (C.C. art. 469, ap. últ.).
5º Otros actos que deben constar que deben constar en el registro de nacimientos
A) El reconocimiento de hijos hecho posteriormente a la partida de nacimiento ante la Primera Autoridad Civil de los Municipios, se hará constar en los libros de Registro de Nacimientos (C.C. art. 472, encab.). La ley señala pormenorizadamente las formalidades del acto y las menciones del acta (C.C. art. 472, encab.).
B) Además, el funcionario hará constar el reconocimiento al margen de la partida de nacimiento, si se encontrare en su archivo; o lo avisará para este fin a la Primera Autoridad Civil del Municipio en donde se asentó aquella partida. En ambos casos, lo avisará igualmente al Registrador Principal en cuyo archivo se encuentre también la mencionada partida para que en ella estampe la correspondiente nota marginal (C.C. art. 472, ap. 19). Igual anotación se hará del reconocimiento otorgado en un acta de matrimonio, en testamento, o en cualquier documento auténtico, a cuyo efecto el funcionario que autorizó el acto lo avisará al funcionario del estado civil y al Registrador Principal (C.C. art. 472, ap. 29).
C) Al igual que el reconocimiento, se hará la anotación marginal en la partida de nacimiento de los decretos de adopción (C.C. art. 472, ap. 39), si no ha entrado en vigencia la LOPNA. Caso contrario, se estará a lo dispuesto en los artículos 432 a 436 de dicha ley.
6º Prelación de la partida de nacimiento frente a la partida de bautismo
En los registros bautismales no podrá asentarse ninguna partida de nacimiento sin que se presente certificación de haberse extendido la partida de nacimiento, o a falta de ésta, la prueba que la supla (v. capítulo siguiente) (C.C. art. 473).
III. NORMAS ESPECÍFICAS DEL REGISTRO DE MATRIMONIOS
El registro de matrimonios se estudia detalladamente en el curso de Derecho de Familia. Baste señalar que, además de las partidas de matrimonio, deben insentarse en el mismo las sentencias ejecutoriadas que declaren la existencia, nulidad o disolución del matrimonio, anotándose al margen la partida correspondiente (C.C. art. 475).
IV. NORMAS ESPECÍFICAS DEL REGISTRO DE DEFUNCIONES
1º La orden de inhumación en los casos ordinarios
Al cerciorarse la Primera Autoridad Civil del Municipio, o el Comisario de Policia, según el caso, de la muerte de una persona, dará la orden para la inhumación del cadáver, la cual en ningún caso dejará de cumplirse. La orden se expedirá en papel común, sin estampillas y sin retribución. La inhumación no se hará antes de las veinticuatro horas de ocurrir la defunción, salvo en los casos previstos por reglamentos especiales (C.C. art. 476).
2º La orden de inhumación en casos de muerte sospechosa
Cuando hubiere signos o indicios de muerte violenta u otras circunstancias que den lugar a sospechas, la autoridad local, asistida de uno o más facultativos, si fuere posible, procederá a la inspección del cadáver y a la consignación de cuanto pueda conducir al descubrimiento de la verdad, poniendo todo prontamente en conocimiento de la autoridad judicial, a quien corresponderá en este caso dar la orden de inhumación (C.C. art. 480).
3° Partida de defunción ordinaria
La partida de defunción expresada:
- A) El lugar, día y hora de la muerte;
- B) La causa de la misma:
- C) El nombre, apellido, edad, cédula de identidad, profesión y domicilio o residencia que tenia el difunto;
- D) El nombre y apellido del cónyuge sobreviviente, o el del cónyuge premuerto;
- E) La enumeración con sus nombres completos de todos los hijos que hubiere tenido el difunto, con especificación de los que hubieren fallecido antes y de los que vivieren, y entre éstos los que sean menores de edad,
- F) El nombre, apellido, edad, profesión y domicilio de la persona o personas que dieran el aviso de la muerte.
- G) Si fuere posible, se expresará también el nombre, apellido, profesión y domicilio del padre y de la madre del difunto, y el lugar del nacimiento de éste (C.C. art. 477, encab.)
4º Partida de defunción de personas inhumadas sin orden de la autoridad
Si se sepulta un cadáver sin la orden de la autoridad, éste avisará al Juez de Instrucción más próximo de la jurisdicción. Cuando fuere necesaria la exhumación del cadáver, no se le inhumari nuevamente sino por orden del Juez (C.C. art. 478, encab.). Esta norma está en completo desuso y sería prácticamente imposible de cumpl en muchas circunscripciones.
En la actualidad no existen Jueces de Instrucción y sus funciones ahora so desempeñadas por los jueces de Primera Instancia en lo Penal.
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